Jak sprawdzić historię drukowania? Kontroluj koszty i bezpieczeństwo

Zastanawiasz się, kto i co drukował na Twojej drukarce, albo szukasz sposobu na kontrolowanie kosztów eksploatacji? W tym artykule pokażę Ci, jak krok po kroku włączyć i przeglądać historię drukowania w systemie Windows, a także poza nim. To praktyczny poradnik, który pomoże Ci zapanować nad wydrukami, zwiększyć bezpieczeństwo danych i ułatwić zarządzanie dokumentami.

Dlaczego warto śledzić historię drukowania?

W dzisiejszych czasach, kiedy cyfryzacja postępuje w zawrotnym tempie, łatwo zapomnieć o fizycznych dokumentach. Jednak drukarki nadal są nieodłącznym elementem zarówno naszych domów, jak i biur. Moje doświadczenie pokazuje, że wiedza o tym, jak sprawdzić historię drukowania, jest niezwykle wartościowa. Pozwala ona nie tylko na lepszą kontrolę, ale także na zwiększenie bezpieczeństwa i efektywności pracy. Przyjrzyjmy się głównym korzyściom.

Kontrola kosztów: Ile naprawdę wydajesz na tusz i papier?

Dla wielu użytkowników domowych i, co ważniejsze, dla firm, koszty związane z drukowaniem mogą być zaskakująco wysokie. Tusz, toner i papier to stałe wydatki, które często umykają uwadze. Śledzenie historii wydruków pozwala mi na bieżąco monitorować, ile stron jest drukowanych, przez kogo i w jakim celu. Dzięki temu mogę zidentyfikować obszary, w których zużycie materiałów eksploatacyjnych jest nadmierne i podjąć kroki w celu jego optymalizacji. W środowiskach firmowych to narzędzie jest wręcz nieocenione do redukcji wydatków i efektywnego zarządzania budżetem.

Bezpieczeństwo danych: Kto i co drukuje w Twojej sieci?

W erze RODO i wzrastającej świadomości cyberbezpieczeństwa, ochrona danych jest priorytetem. Historia drukowania stanowi ważny element audytu bezpieczeństwa. Pozwala mi sprawdzić, czy na firmowej drukarce nie są drukowane poufne dokumenty przez nieuprawnione osoby. W przypadku naruszenia bezpieczeństwa, logi wydruków mogą dostarczyć kluczowych informacji o tym, kto miał dostęp do danych i w jaki sposób je przetwarzał. To proaktywne podejście do ochrony wrażliwych informacji.

Porządek i wygoda: Jak szybko odnaleźć i ponownie wydrukować dokument?

Zdarzyło Ci się kiedyś, że drukarka "połknęła" dokument, a Ty nie wiesz, czy został wydrukowany? Albo potrzebujesz ponownie wydrukować plik, który przypadkowo usunąłeś z komputera? Historia wydruków to idealne rozwiązanie. Dzięki niej mogę szybko zdiagnozować problemy z drukarką, sprawdzić status zadania i w razie potrzeby ponownie wysłać dokument do druku. To ogromna wygoda, która oszczędza czas i frustrację, a także pomaga w utrzymaniu porządku w cyfrowych i fizycznych archiwach.

Dlaczego Windows nie zapisuje historii wydruków domyślnie?

Z mojego doświadczenia wynika, że wiele osób jest zaskoczonych faktem, iż system Windows domyślnie nie przechowuje historii drukowania. To nie jest niedopatrzenie, lecz świadoma decyzja, podyktowana kilkoma kluczowymi względami. Zrozumienie tych powodów pomoże Ci lepiej zarządzać swoimi wydrukami i podjąć świadomą decyzję o aktywacji tej funkcji.

Prywatność użytkownika jako priorytet systemu

Jednym z głównych powodów, dla których Windows nie zapisuje domyślnie historii wydruków, jest ochrona prywatności użytkownika. Dokumenty, które drukujemy, często zawierają wrażliwe dane od osobistych zdjęć, przez dokumenty finansowe, po poufne informacje firmowe. System operacyjny, traktując te dane jako prywatne, nie chce ich trwale przechowywać bez wyraźnej zgody użytkownika. Domyślne włączenie takiej funkcji mogłoby być postrzegane jako naruszenie prywatności, dlatego to Ty musisz podjąć decyzję o jej aktywacji.

Jak działa bufor wydruku (spooler) i dlaczego jest czyszczony?

Kluczową rolę w procesie drukowania odgrywa usługa bufora wydruku, znana również jako spooler (Print Spooler). Kiedy wysyłasz dokument do druku, nie trafia on bezpośrednio do drukarki. Zamiast tego, system Windows tworzy tymczasowy plik w buforze wydruku, a następnie wysyła go do urządzenia. Ten mechanizm pozwala na drukowanie w tle i obsługę wielu zadań jednocześnie. Zazwyczaj, po pomyślnym zakończeniu drukowania, pliki tymczasowe są natychmiast usuwane z bufora, aby zwolnić zasoby systemowe i uniknąć gromadzenia zbędnych danych. To właśnie to automatyczne czyszczenie uniemożliwia późniejsze odzyskanie historii wydruków, jeśli nie została ona wcześniej skonfigurowana do zapisu.

Metoda 1: Aktywuj historię wydruków w ustawieniach drukarki

Pierwsza metoda, którą chcę Ci przedstawić, jest najprostsza i najbardziej intuicyjna dla większości użytkowników Windows. Pozwala ona na zachowanie kopii drukowanych dokumentów w kolejce wydruku. Pamiętaj jednak, że jest to rozwiązanie tymczasowe, idealne do szybkiego sprawdzenia ostatnich zadań, ale nie do długoterminowej archiwizacji.

Krok po kroku: Jak włączyć opcję "Zachowaj drukowane dokumenty"?

Aby aktywować tę opcję, musisz wykonać kilka prostych kroków. Pokażę Ci, jak to zrobić w systemie Windows 10 i 11, choć proces jest bardzo podobny:

1. Otwórz Panel Sterowania. Najszybciej zrobisz to, wpisując "Panel Sterowania" w wyszukiwarkę Windows (ikona lupy na pasku zadań).
2. W Panelu Sterowania wybierz opcję "Urządzenia i drukarki" (jeśli widok jest ustawiony na kategorie, znajdziesz ją pod "Sprzęt i dźwięk").
3. Znajdź swoją drukarkę na liście, kliknij na nią prawym przyciskiem myszy i wybierz "Właściwości drukarki" (nie "Preferencje drukowania"!).
4. W oknie właściwości drukarki przejdź do zakładki "Zaawansowane".
5. Na dole zakładki znajdziesz sekcję "Opcje drukowania". Zaznacz pole wyboru obok opcji "Zachowaj drukowane dokumenty".
6. Kliknij "Zastosuj", a następnie "OK", aby zapisać zmiany.

Od tego momentu, wszystkie dokumenty drukowane na tej konkretnej drukarce będą przechowywane w kolejce wydruku do momentu ich ręcznego usunięcia lub restartu systemu.

Gdzie znajdziesz listę zapisanych wydruków i jakie informacje zawiera?

Po aktywacji opcji "Zachowaj drukowane dokumenty", listę wydruków znajdziesz w tym samym miejscu, co zawsze w kolejce drukowania. Aby ją otworzyć:

• Wróć do "Urządzeń i drukarek" w Panelu Sterowania.
• Kliknij dwukrotnie na ikonę swojej drukarki.

Otworzy się okno kolejki drukowania. Zobaczysz tam listę wszystkich zadań, które zostały wydrukowane lub czekają na wydruk. Dla każdego zadania dostępne będą podstawowe informacje, takie jak: nazwa dokumentu, status (np. "Wydrukowano"), właściciel (użytkownik, który wysłał dokument do druku), liczba stron oraz rozmiar. Możesz również kliknąć prawym przyciskiem myszy na zakończonym zadaniu, aby je ponownie wydrukować lub anulować.

Ograniczenia tej metody: Co musisz wiedzieć?

Chociaż ta metoda jest prosta i skuteczna, ma swoje ograniczenia, o których muszę wspomnieć. Przede wszystkim, historia jest przechowywana w kolejce drukowania tylko do momentu, aż ją ręcznie wyczyścisz lub zrestartujesz komputer. Po ponownym uruchomieniu systemu, kolejka zostanie zresetowana, a zapisane dokumenty znikną. Oznacza to, że nie jest to trwałe rozwiązanie do archiwizacji historii wydruków na dłuższy czas. Ponadto, ta opcja dotyczy tylko konkretnej drukarki, na której ją aktywowałeś. Jeśli masz wiele drukarek, musisz powtórzyć ten proces dla każdej z nich.

Metoda 2: Podgląd zdarzeń zaawansowane logowanie wydruków

Jeśli potrzebujesz bardziej szczegółowej i trwałej historii wydruków, która nie zniknie po restarcie systemu, "Podgląd zdarzeń" w Windows jest narzędziem, które musisz poznać. To bardziej zaawansowana metoda, która rejestruje metadane o każdym wydruku, oferując znacznie większą kontrolę i możliwości analizy.

Czym jest Podgląd zdarzeń i dlaczego to potężne narzędzie?

Podgląd zdarzeń (Event Viewer) to wbudowane narzędzie systemu Windows, które rejestruje szczegółowe informacje o zdarzeniach zachodzących w systemie operacyjnym i aplikacjach. Od błędów systemowych, przez logowania użytkowników, po właśnie operacje drukowania. Dla mnie to potężne narzędzie diagnostyczne i audytowe. W kontekście drukowania, Podgląd zdarzeń może rejestrować znacznie więcej metadanych niż prosta kolejka wydruku, w tym dokładne daty i godziny, nazwy użytkowników, a nawet ścieżki do plików, co czyni go nieocenionym źródłem informacji.

Instrukcja: Jak aktywować dziennik operacyjny usługi PrintService?

Domyślnie, dziennik operacyjny usługi PrintService jest wyłączony. Aby go aktywować i rozpocząć zbieranie szczegółowych logów wydruków, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz Podgląd zdarzeń. Najszybciej zrobisz to, wpisując "Podgląd zdarzeń" w wyszukiwarkę Windows lub naciskając Win + R, wpisując eventvwr.msc i naciskając Enter.
2. W lewym panelu nawigacyjnym rozwiń następujące gałęzie: "Dzienniki aplikacji i usług" -> "Microsoft" -> "Windows".
3. Przewiń listę w dół i znajdź folder "PrintService".
4. Rozwiń "PrintService" i kliknij na "Operacyjny".
5. W prawym panelu "Akcje" (lub klikając prawym przyciskiem myszy na "Operacyjny"), wybierz "Właściwości".
6. W oknie właściwości zaznacz pole wyboru "Włącz rejestrowanie".
7. Możesz również skonfigurować "Maksymalny rozmiar dziennika". Zalecam ustawienie go na co najmniej 20 MB lub więcej, w zależności od intensywności drukowania, aby zapewnić przechowywanie historii przez dłuższy czas. Możesz także wybrać opcję "Nadpisz zdarzenia, gdy dziennik jest pełny", aby system automatycznie usuwał najstarsze wpisy, gdy osiągnie limit.
8. Kliknij "OK", aby zapisać zmiany.

Od teraz Podgląd zdarzeń będzie rejestrował każde zdarzenie związane z drukowaniem na Twoim komputerze.

Jak czytać i filtrować logi wydruków, by znaleźć to, czego szukasz?

Po aktywacji dziennika "Operacyjny" w PrintService, w głównym oknie Podglądu zdarzeń zobaczysz listę zdarzeń. Może być ich bardzo dużo, dlatego kluczowe jest efektywne filtrowanie. Aby znaleźć konkretne informacje o wydrukach:

• Wybierz "Operacyjny" w gałęzi PrintService.
• W prawym panelu "Akcje" kliknij "Filtruj bieżący dziennik...".
• W polu "Identyfikatory zdarzeń" możesz wpisać konkretne numery zdarzeń, które są związane z drukowaniem:
  • 307: Dokument został pomyślnie wydrukowany.
  • 308: Dokument został usunięty z kolejki drukowania.
  • 309: Dokument nie został wydrukowany (błąd).
• Możesz również filtrować według "Źródła zdarzenia" (PrintService) lub "Użytkownika".
• Po zastosowaniu filtrów zobaczysz znacznie krótszą listę zdarzeń. Klikając na poszczególne wpisy, uzyskasz szczegółowe informacje w dolnym panelu, takie jak: nazwa dokumentu, data i godzina wydruku, liczba stron, nazwa komputera oraz nazwa użytkownika, który zlecił wydruk. To naprawdę kompleksowe dane.

Sprawdzanie historii drukowania bezpośrednio na drukarce

Wiele nowoczesnych drukarek, zwłaszcza tych przeznaczonych do użytku biurowego, oferuje własne, wbudowane funkcje logowania historii wydruków. To bardzo wygodne, ponieważ pozwala na niezależne monitorowanie, niezależnie od ustawień systemu operacyjnego komputera. Z mojego doświadczenia wynika, że to często najprolepsze rozwiązanie w środowiskach, gdzie drukarek używa wielu użytkowników.

Różnice między drukarkami domowymi a zaawansowanymi urządzeniami biurowymi

Muszę zaznaczyć, że wbudowane funkcje logowania historii wydruków to przede wszystkim domena zaawansowanych drukarek biurowych, takich jak wielofunkcyjne urządzenia laserowe od HP, Canon, Epson, Ricoh czy Konica Minolta. Te maszyny są projektowane z myślą o środowiskach sieciowych i zarządzaniu flotą urządzeń, dlatego często posiadają rozbudowane panele administracyjne i systemy raportowania. W przypadku prostych drukarek domowych, zwłaszcza tych atramentowych, takie funkcje są rzadkością lub są bardzo ograniczone. Zazwyczaj oferują one jedynie podgląd bieżącej kolejki wydruku, a nie historycznych zadań.

Jak uzyskać dostęp do panelu administracyjnego drukarki sieciowej?

Większość zaawansowanych drukarek sieciowych posiada wbudowany serwer WWW, który umożliwia dostęp do panelu administracyjnego za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Oto ogólne kroki, jak to zrobić:

1. Znajdź adres IP drukarki. Możesz to zrobić na kilka sposobów:
   • Sprawdź na panelu sterowania samej drukarki (często w sekcji "Ustawienia sieciowe", "Informacje o drukarce" lub "Raporty").
   • Wydrukuj stronę konfiguracji sieci z poziomu drukarki.
   • W systemie Windows, w "Urządzeniach i drukarkach", kliknij prawym przyciskiem myszy na drukarkę, wybierz "Właściwości drukarki", a następnie zakładkę "Porty" adres IP często jest widoczny w nazwie portu.
2. Otwórz dowolną przeglądarkę internetową (Chrome, Firefox, Edge itp.).
3. W pasku adresu przeglądarki wpisz adres IP drukarki i naciśnij Enter.
4. Zostaniesz przekierowany do interfejsu webowego drukarki. W zależności od producenta, może być wymagane podanie nazwy użytkownika i hasła (domyślne to często "admin", "password", "12345" lub puste pola zawsze warto sprawdzić instrukcję obsługi drukarki).
5. Po zalogowaniu poszukaj sekcji dotyczącej "Historii zadań", "Logów", "Raportów" lub "Zarządzania wydrukami". Tam znajdziesz szczegółowe informacje o wydrukowanych dokumentach.

Dedykowane aplikacje producentów: HP Smart, Canon IJ Printer Assistant Tool i inne

Wielu producentów drukarek oferuje również własne, dedykowane oprogramowanie, które instaluje się na komputerze i ułatwia zarządzanie urządzeniem. Często te aplikacje zapewniają również dostęp do pewnych funkcji monitorowania i historii zadań:

• HP Smart: Ta aplikacja dla drukarek HP pozwala na drukowanie, skanowanie, zamawianie materiałów eksploatacyjnych i często oferuje podgląd historii ostatnich zadań drukowania.
• Canon IJ Printer Assistant Tool: Narzędzie dla drukarek Canon, które pomaga w konserwacji, sprawdzaniu stanu drukarki i czasem dostarcza informacji o wcześniejszych wydrukach.
• Epson Connect / Epson iPrint: Podobne rozwiązania dla drukarek Epson, umożliwiające zdalne zarządzanie i monitorowanie.
• Brother iPrint&Scan: Aplikacja dla urządzeń Brother z funkcjami drukowania, skanowania i podstawowego zarządzania.

Warto sprawdzić, czy producent Twojej drukarki oferuje takie oprogramowanie, ponieważ może ono znacznie ułatwić dostęp do potrzebnych informacji.

Sytuacja awaryjna: Odzyskiwanie niezapisanej historii wydruków

Często spotykam się z pytaniem: "Czy da się odzyskać historię drukowania, jeśli nie włączyłem wcześniej żadnej z tych opcji?". Moja odpowiedź, niestety, jest zazwyczaj rozczarowująca. W większości przypadków, odzyskanie niezapisanej historii wydruków jest praktycznie niemożliwe. Wyjaśnię, dlaczego.

Tajemnice folderu "spool": Ostatnia deska ratunku i małe szanse na sukces

Jak wspomniałem wcześniej, system Windows wykorzystuje bufor wydruku (spooler) do tymczasowego przechowywania plików przed ich wysłaniem do drukarki. Te pliki znajdują się w folderze systemowym: C:\Windows\System32\spool\PRINTERS. Teoretycznie, można by spróbować zajrzeć do tego folderu w poszukiwaniu śladów. Jednak w praktyce, szanse na sukces są minimalne z kilku powodów:

• Natychmiastowe usuwanie: System Windows jest zoptymalizowany do usuwania tych plików natychmiast po pomyślnym zakończeniu drukowania. Oznacza to, że pliki zazwyczaj nie zalegają w tym folderze.
• Format plików: Pliki w folderze `spool` są w specyficznym formacie (np. .SPL, .SHD), który jest trudny do odczytania bez specjalistycznych narzędzi. Nie są to standardowe dokumenty (np. PDF, DOCX), które można by łatwo otworzyć.
• Nadpisywanie danych: Nawet jeśli jakimś cudem plik by tam pozostał, po pewnym czasie mógłby zostać nadpisany przez nowe dane, co uniemożliwiłoby jego odzyskanie.

Dlatego, choć teoretycznie można by to nazwać "ostatnią deską ratunku", w rzeczywistości jest to ścieżka o bardzo małych szansach na odzyskanie użytecznych informacji.

Dlaczego prewencja jest kluczowa? Podsumowanie możliwości odzyskania danych

Moje doświadczenie jednoznacznie wskazuje, że w kwestii historii drukowania prewencja jest absolutnie kluczowa. Jeśli potrzebujesz mieć dostęp do historii wydruków, musisz aktywować odpowiednie funkcje zanim zaczniesz drukować. Po fakcie, kiedy dokumenty zostały już wydrukowane i usunięte z bufora, praktycznie nie ma możliwości ich odzyskania. Systemy operacyjne nie są zaprojektowane do archiwizowania każdego wydruku bez wyraźnej instrukcji, a ich mechanizmy bezpieczeństwa i oszczędzania zasobów działają na naszą niekorzyść w przypadku próby "cofnięcia czasu". Dlatego zawsze radzę moim klientom, aby z wyprzedzeniem skonfigurowali logowanie, jeśli tylko przewidują taką potrzebę.

Profesjonalne monitorowanie wydruków w firmie

W środowiskach korporacyjnych, gdzie drukarki są intensywnie eksploatowane, a kontrola kosztów i bezpieczeństwo danych są priorytetem, wbudowane narzędzia Windows często okazują się niewystarczające. W takich sytuacjach z pomocą przychodzą profesjonalne rozwiązania do monitorowania i zarządzania wydrukami. To inwestycja, która szybko się zwraca.

Przegląd popularnego oprogramowania do zarządzania drukiem (np. PaperCut, PrintVisor)

Na rynku dostępnych jest wiele zaawansowanych systemów, które oferują kompleksowe zarządzanie drukiem. Oto kilka popularnych rozwiązań, z którymi miałem do czynienia:

• PaperCut: Jest to jedno z najbardziej znanych i cenionych rozwiązań na świecie. Oferuje szczegółowe raportowanie, kontrolę kosztów, możliwość przypisywania wydruków do użytkowników/działów, a także funkcje takie jak druk podążający (follow-me printing) i drukowanie mobilne.
• PrintVisor: Często integrowany z systemami ERP, PrintVisor to kompleksowe narzędzie do zarządzania i optymalizacji procesów drukowania w firmach, z zaawansowanymi funkcjami raportowania i kontroli.
• Ewida Audit: Polskie oprogramowanie, które oprócz monitorowania wydruków, oferuje również audyt oprogramowania i sprzętu, co czyni je kompleksowym narzędziem do zarządzania zasobami IT.
• Printoscope: Kolejne rozwiązanie do monitorowania i zarządzania wydrukami, pozwalające na kontrolę kosztów, ustalanie limitów i generowanie szczegółowych raportów.

Wybór odpowiedniego oprogramowania zależy od skali firmy, budżetu i specyficznych potrzeb.

Jakie korzyści daje centralny monitoring: raporty, limity, druk podążający

Wdrożenie centralnego systemu monitorowania wydruków w firmie przynosi szereg korzyści, które wykraczają daleko poza prostą historię wydruków:

• Szczegółowe raportowanie: Możliwość generowania zaawansowanych raportów dotyczących zużycia papieru, tuszu/tonera, kosztów na użytkownika/dział, rodzaju drukowanych dokumentów i wielu innych. To klucz do optymalizacji budżetu.
• Przypisywanie wydruków: Systemy te pozwalają na przypisywanie kosztów wydruków do konkretnych użytkowników, działów, projektów, a nawet klientów, co ułatwia rozliczanie.
• Ustalanie limitów i kwot: Administratorzy mogą ustawiać limity drukowania dla poszczególnych użytkowników lub grup, co zapobiega nadmiernemu zużyciu i marnotrawstwu.
• Druk podążający (follow-me printing): Użytkownik może wysłać dokument do druku, a następnie odebrać go na dowolnej drukarce w sieci, po uwierzytelnieniu się (np. kartą RFID). Zwiększa to bezpieczeństwo i elastyczność.
• Bezpieczeństwo danych: Centralne logowanie i możliwość audytu wszystkich wydruków znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa danych w firmie.

Kwestie prawne i RODO: O czym pamiętać monitorując wydruki pracowników?

Monitorowanie wydruków pracowników, choć korzystne z punktu widzenia kontroli i bezpieczeństwa, wiąże się z ważnymi kwestiami prawnymi, zwłaszcza w kontekście RODO (GDPR). Jako pracodawca, musisz pamiętać o kilku kluczowych zasadach:

• Informowanie pracowników: Pracownicy muszą być jasno i transparentnie poinformowani o tym, że ich wydruki są monitorowane, w jakim celu i w jakim zakresie. Powinno to być zawarte w regulaminie pracy lub polityce prywatności.
• Celowość i proporcjonalność: Monitorowanie musi być uzasadnione konkretnym, jasno określonym celem (np. kontrola kosztów, bezpieczeństwo informacji) i nie może wykraczać poza to, co jest absolutnie niezbędne do jego osiągnięcia.
• Minimalizacja danych: Zbieraj tylko te dane, które są konieczne. Unikaj zbierania nadmiernych lub nieistotnych informacji.
• Ochrona danych: Zapewnij odpowiednie środki techniczne i organizacyjne do ochrony zbieranych danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy ujawnieniem.

Zawsze zalecam konsultację z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy i ochronie danych osobowych przed wdrożeniem jakiegokolwiek systemu monitorowania wydruków w firmie, aby upewnić się, że wszystkie wymogi prawne są spełnione.

Najczęstsze problemy z zapisywaniem historii wydruków i ich rozwiązania

Mimo że aktywacja historii wydruków w Windows wydaje się prosta, czasem mogą pojawić się niespodziewane problemy. W mojej praktyce spotykałem się z kilkoma powtarzającymi się scenariuszami. Poniżej przedstawiam najczęstsze z nich wraz z proponowanymi rozwiązaniami, które pomogą Ci szybko wrócić na właściwe tory.

Problem: Mimo włączonej opcji, kolejka wydruków jest pusta

Zdarza się, że użytkownik włączy opcję "Zachowaj drukowane dokumenty", ale po wydrukowaniu kolejka nadal jest pusta lub dokumenty znikają. To frustrujące, ale zazwyczaj ma proste wytłumaczenie:

• Restart bufora wydruku: Czasami usługa bufora wydruku (Print Spooler) wymaga ponownego uruchomienia, aby zastosować nowe ustawienia. Możesz to zrobić, wchodząc do "Usług" (wpisz "services.msc" w wyszukiwarkę Windows), odnajdując "Bufor wydruku", klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając "Uruchom ponownie".
• Sterowniki drukarki: Upewnij się, że masz zainstalowane najnowsze i odpowiednie sterowniki dla swojej drukarki. Nieaktualne lub uszkodzone sterowniki mogą powodować nieprawidłowe działanie bufora.
• Ustawienia drukarki: Sprawdź dokładnie, czy opcja "Zachowaj drukowane dokumenty" została zaznaczona dla właściwej drukarki i czy zmiany zostały zastosowane (przycisk "Zastosuj" i "OK").
• Błędy systemu: Rzadziej, ale mogą wystąpić błędy systemowe. Spróbuj uruchomić narzędzie do rozwiązywania problemów z drukarką w Windows (Ustawienia -> Aktualizacja i zabezpieczenia -> Rozwiązywanie problemów -> Drukarka).

Problem: Logi w Podglądzie zdarzeń są niekompletne lub szybko znikają

Jeśli aktywowałeś dziennik operacyjny PrintService w Podglądzie zdarzeń, ale zauważasz, że logi są niekompletne, brakuje w nich niektórych wydruków lub znikają po krótkim czasie, problem najprawdopodobniej leży w konfiguracji dziennika:

• Maksymalny rozmiar dziennika: Najczęstszym powodem jest zbyt mały maksymalny rozmiar dziennika. Jeśli dziennik jest zbyt mały, system automatycznie nadpisuje najstarsze wpisy nowymi. Wróć do właściwości dziennika "Operacyjny" w Podglądzie zdarzeń i zwiększ "Maksymalny rozmiar dziennika" (np. do 50 MB, 100 MB lub więcej, w zależności od potrzeb).
• Opcje nadpisywania: Sprawdź opcje nadpisywania zdarzeń. Upewnij się, że jest wybrana opcja "Nadpisz zdarzenia, gdy dziennik jest pełny" lub "Archiwizuj dziennik, gdy jest pełny, nie nadpisuj zdarzeń", jeśli chcesz zachować wszystkie logi.
• Błędy systemu plików: W rzadkich przypadkach problemy z integralnością systemu plików mogą wpływać na zapisywanie logów. Uruchom sprawdzanie dysku (chkdsk) i upewnij się, że dysk systemowy jest w dobrej kondycji.

Problem: Brak dostępu do ustawień drukarki z powodu braku uprawnień

W środowiskach firmowych lub na komputerach z wieloma użytkownikami często spotykam się z problemem braku uprawnień do zmiany ustawień drukarki. Jeśli próbujesz włączyć opcję "Zachowaj drukowane dokumenty" lub aktywować dziennik w Podglądzie zdarzeń, a system odmawia dostępu, przyczyną są zazwyczaj niewystarczające uprawnienia użytkownika:

• Konto administratora: Do zmiany tych ustawień zazwyczaj wymagane są uprawnienia administratora. Upewnij się, że jesteś zalogowany na koncie z uprawnieniami administratora lub poproś administratora systemu o wykonanie tych zmian.
• Zasady grupy (Group Policy): W środowiskach firmowych ustawienia drukarek mogą być zarządzane przez zasady grupy (Group Policy), które uniemożliwiają użytkownikom samodzielną zmianę konfiguracji. W takim przypadku konieczny jest kontakt z działem IT lub administratorem sieci.
• Uruchom jako administrator: Czasami wystarczy uruchomić Panel Sterowania lub Podgląd zdarzeń "jako administrator" (kliknij prawym przyciskiem myszy na ikonę i wybierz "Uruchom jako administrator"), aby uzyskać wymagane uprawnienia.

Przeczytaj również: Jaki aparat kupić? Bezlusterkowiec czy lustrzanka pełne porównanie

Wybór metody kontroli wydruków: Która jest dla Ciebie?

Jak widzisz, istnieje kilka sposobów na monitorowanie historii drukowania, a wybór najlepszej metody zależy od Twoich indywidualnych potrzeb i środowiska, w którym pracujesz. Pozwól, że podsumuję, która opcja będzie najodpowiedniejsza w różnych scenariuszach, bazując na moim doświadczeniu.

• Dla użytkownika domowego lub małego biura (potrzeba szybkiego podglądu): Jeśli potrzebujesz jedynie sprawdzić ostatnie wydruki, na przykład aby upewnić się, że dokument został wydrukowany lub ponownie go wysłać, metoda 1 (opcja "Zachowaj drukowane dokumenty" w ustawieniach drukarki) będzie wystarczająca. Jest prosta w konfiguracji i łatwa w obsłudze, choć pamiętaj o jej tymczasowym charakterze.
• Dla użytkownika domowego lub małego biura (potrzeba trwałej historii i szczegółów): Jeśli zależy Ci na trwałej historii wydruków z większą ilością szczegółów (kto, kiedy, ile stron), która przetrwa restarty systemu, to metoda 2 (aktywacja dziennika operacyjnego PrintService w Podglądzie zdarzeń) będzie znacznie lepszym wyborem. Wymaga nieco więcej konfiguracji, ale oferuje znacznie bogatsze dane.
• Dla małych i średnich firm (podstawowa kontrola i bezpieczeństwo): W zależności od liczby drukarek i użytkowników, możesz zacząć od kombinacji metody 2 na wszystkich komputerach oraz sprawdzania historii bezpośrednio na zaawansowanych drukarkach biurowych. To zapewni już solidny poziom monitorowania.
• Dla dużych przedsiębiorstw i organizacji (kompleksowe zarządzanie i audyt): Jeśli prowadzisz dużą firmę, z wieloma drukarkami i setkami pracowników, a kontrola kosztów, bezpieczeństwo i zgodność z RODO są kluczowe, inwestycja w profesjonalne oprogramowanie do zarządzania drukiem (np. PaperCut) jest nieunikniona. Tylko takie systemy oferują zaawansowane raportowanie, limity, druk podążający i centralne zarządzanie, które są niezbędne w tak złożonych środowiskach.

Pamiętaj, że najważniejsze jest, abyś wybrał metodę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i możliwościom. Niezależnie od wyboru, świadome zarządzanie wydrukami to krok w stronę większej efektywności i bezpieczeństwa.